Cカンパニー　自分管理の手帳術


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システム手帳をお買い上げの皆さんは
すでにシステム手帳を有効にご活用くださっている方がおいでのことと思います。

すでに使い方が決まっている方には物足りないかも知れません。
しかし、「もっと効率的な使い方があるのではないか？」「様々な書籍やりフィルのセットなどもあるけれど、
もっと簡単に取り組めるシステム手帳の使い方があったら知りたい」　とお考えの方、
また、「システム手帳ってなんか面倒そう？」と敬遠し勝ちだった方にも、ぜひご一読いただければ、
今より仕事も人生もシンプルになってくることをご理解いただけると存じます。

お聞きしたのは、イーショップアカデミー代表の江藤政親氏。
江藤氏から教えていただいた手帳術を基に、ビジネス書ベストセラー作家西田光弘氏より教えていただいた
「ポストイット活用術」を加筆・再校正した実践的で効果的な『システム手帳の活用法』です。

実際の書き込み事例として、弊社のリフィルを具体的にどのように使用するか、
又行動についてのアドバイスもありますので、参考にしてください。
なお、ご協力くださいました江藤政親氏並びに、西田光弘氏に、この場を借りて、お礼申し上げます。

　1.目的は行動を管理すること

いちばん大切なことは、時間ではなく行動を管理することです。
手帳は、行動を管理する最適のツールです。

時間管理にシステム手帳を使うと言いますが、実際は、時間は増やす事も減らす事もできません。
つまり時間は管理できないのです。
では、手帳を使って、何ができるかというと『セルフマネージメント』、自分自身の行動管理です。

毎日来る大量のメール、電話、ファックス、上司からの命令など、仕事を中断せざるをえない事は
稀ではありません。
そんな中、いかに自分の行動をコントロールできるかで結果に大きな差が出てきます。

自分の行動の舵を自分自身で取ることは、成功だけでなく様々な快適な状態をつくり出します。

・いつも頭が整理されている
・何をしなければいけないか、いつも明確になっている
・迷うことがない
・集中できる
・効率的に仕事を遂行する
・それまでの数倍の仕事量を難なくこなすようになる

つまり時間に余裕ができ、プライベートの楽しい時間も確保できるようになり、
働くことや自分の目的に向けた行動そのものもより楽しく充実します。

　2.成功者のスケジュールとは？

具体的な手帳の使い方に入る前に、成功者のスケジュールは、どの程度決まっていると思いますか？

年収２０００万円クラスの人ですと、半年先から３ヶ月先までのスケジュールは、すでに埋まっています。
某有名お笑いタレントＡさんは、３年先のスケジュールも決まっているとのこと。年収は９億円です。
だからこそ、著名な人に時間を割いてもらうことは難しいのですね。

では、そのスケジュールの内容は仕事ばかりかというと、ちょっと違います。
そのスケジュールには、プレイベートな家族や友人との時間も含まれます。
むしろ、それらを第一に入れてから、残りの時間を有効に使うという考え方をしましょう。
例え収入がたくさんあっても仕事ばかりでは息も切れてしまいますし、身体にも悪いですよね。
また、常にテンションをあげてベストな状態を保つためには、プライベートの時間の充実は不可欠です。

これから、手帳術を実行してみようという方は、最低１ヶ月前の月末には、来月の月間、
週間予定表を全部埋めてください。ただし、先にも言いましたように、仕事ばかりではなく
遊びやプライベートを優先し、それを仕事の１コマと考えて行動してください。

【事例１】子供の運動会、友人との飲み会、映画を観に行くなど

　3.月間・週間予定をたてる

・時間軸をイメージする。

まず、見開きで一ヶ月のスケジュール管理ができる『マンスリー』を使います。
時間軸をイメージし、一ヶ月のスケジュールの全体と詳細を書き込み、ヴィジュアル化することで、
ひと月の予定をひと目で見えるようにすることが目的です。

スケジュールは現在から未来までの時間を把握するための未来予定表であって、日記では
ありませんので、予定のみ箇条書きにします。

・一日を三つの大きな時間帯に分ける

一日の細かい時間の管理は、つぎにご説明する『ダイアリー』で行いますので、ここでは
１日を[午前][午後][夕方]の３つに分け、おおまかな予定を入れて行きます。
基本的にスケジュールに入れるのは、この３つの時間帯のみです。

その後の残業の時間帯はあくまで残務整理に当て、スケジュールに組み込まない事。
本来残業とされる夕方以降の時間帯を、はじめから仕事の時間としてスケジュールを組んでしまうと、
時間的にも肉体的にも余裕がなくなり、予定表が絵に書いた餅になるか、あなたの身体に
支障をきたす事になりかねません。

【事例１】
[午前]受注確認（在庫チェック）
[午後]打ち合わせ（Ａ社）
[夕方]発送

　4.1日の行動計画をたてる

・一日の細かい行動を計画する。

見開きで左片面が一日の時間軸表示、右片面がメモ表示の『デイリー』を使います。
一日の時間軸表示面では、朝の起床時間から食事の時間、移動の時間などの細かい時間を
すべて記入します。まず使用例を見てみましょう。

【ポイント】
　●『デイリー』は３日後ぐらいまで埋めます。
　●午後７時から８時位までには業務が終了するスケジュールを立てること。
　　それ以降は、思ったこと・気づいたことを行う時間として活用する。
　●２時間以上かける項目は作らないようにします。
　●ＴＯ　ＤＯ欄には、目標達成時間を記入します。
　　大雑把で構いませんので、ちょっと多めに時間を取るようにしてください。
　●ＮＯＴＩＣＥＳ欄には、仕事中に気づいた事やふと思ったことを記入します。
　●その日にやりたい業務が残った場合には、残ったこと＆メモ欄に記入します。
　　思いついて記入したができなかったことも書きます。
　　いつやるか日付けを入れるもの忘れずに。

　5.優先順位をきめるときの考え方と表示方法

TO DOの優先順位は、やることが多くなればなるほど頭がゴチャゴチャしてきます。
そこで、いちばんベストと思われるTO DOリストの効果的な使い方をご紹介いたします。

●TODOリストの効果的な使い方
優先順位を決める！

１：ポストイットを用意します。

２：そのポストイットに「TO DO＝やること」を1枚あたり１件づつ書き出します。
※仕事だけでなくプレイベートなことも含めすべて書き出します。

３：机の上を左の図のように横３つ縦3段計９つの位置を決めします。（参照：図３）

４：９つのスペースに、２で書き出したポストイットを緊急度と重要度を考えながら置いていきます。

５：その仕事に必要な所要時間は何時間か考えます。（分でも可）それぞれに必要な時間を１時間ならＡａ１というように数字で表します。

６：リフィルのTO DOの□(チェック印）の前に、Ａａ１、Ａｂ１書き込みます。
７：今日使える時間が8時間だとしたらその範囲内でこなせる仕事をＡａ、Ａｂ、Ａｃ、Ｂａ、Ｂｂ・・・の順にこなしていきます。

※	５で出した時間の合計が8時間以上の場合は、部下や誰かに回せないか？中止することはできないか？考えます。後は残業など寝る時間を削るしかないということがわかります。
※	Ａａ、Ｂａなどランク付けに慣れてきたら、リフィルのTO DOの□(チェック印）の前に書き込むようにするだけでいいですね。
※	仕事だけでなく、プレイベートな事柄や主婦の方ならＰＴＡのことなど、ちょっと忙しくてたまらん！と思ったときに役に立つのではないでしょうか？

　6.付箋(ポストイット）を活用しよう

システム手帳利用の目的は、予定・仕事・情報を目で見て整理することにあります。そのためには、
情報を一元管理といってすべての事項をシステム手帳ひとつにまとめることが大切です。
しかし、前事項までをやりこなせる頃になると一日1枚の紙面ではすべて収まりきれないことも多く
なってくるでしょう。

そこで、活躍するのが「ポストイット」です。細かいことはどんどんポストイットに書き込み貼り
付けてください。そうすることで逆に優先順位が整理できるようなるなど益々使い易くになります。

【ポストイット使い方いろいろ】

１）物事の優先順位を決める

優先順位がバラバラの事項をポストイットに
すべて書き出し、最後に優先順位を決める。

２）マインドマップ

どの枝葉の先に書き込むべきかわからない。
書き込み事項がいっぱいで書ききれない。
そんな時、ポストイットをつかうと躊躇せず
に書き込みができるようになります。

３）アイディアをつかむ

いつでもポストイットを携帯しておきます。
ふと頭に浮かんだひらめきをとにかくメモ！
歩いているときなど有効ですよね。
後でシステム手帳を広げてメモを整理します。

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