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一般社団法人防災備蓄収納プランナー協会代表理事で、人気講座『人生が変わる 時間整理講座』の講師である友人の長柴美恵さん。
システム手帳をお使いくださっているお客様のためになるお話を伺えたらと思い、インタビューをお願いしたところ、14年来の友人である長柴さんが、私ワタナベ自身のことが心配だからと、特別にコンサルしてくださることになりました。
 
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長柴 セミナーでは、プランニングとスケジュールについて説明をしてから、やりたいこと、やること、やりたくないこと、やらないことを振り分けるワークをしたりするのだけれど、アケミさんの場合はそもそもやることが多すぎるから、その辺りの整理が必要です。
 
やることの整理ですか?
 
長柴 はい。9マスシートを使って、まずは、あけみさんのやることを書き出してみましょう。中央9マスに今の仕事を書き、その9マスからそれぞれ9マス増やし、各項目をさらに具体的に落とす方法です。
 
はい。わたしのやることと言えば、商品デザインとホームページ制作・・・。あっ、商品撮影もあるな・・・。
この9マスの中心は「仕事」になるのかな?「ネットショップ」でひとつ、「デザイン」でひとつ書くべきなのかな〜?
 
長柴 実はね。アケミさんプロジェクト9マス・シートを作ってきました。
 
 
えっ?!うわっ!!!!! なんと。 あ、ありがとう〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜〜。
 
長柴 アケミさんからインタビューの話をいただいた時にちょっとスケジュールについて話したでしょ?その時、アケミさんが何を知りたいのか辿ってみたんです。
それで、アケミさんの9マスプランが必要だな。と。
 
うーん。長柴さん忙しいのに・・・申し訳ないなぁ・・・。でもでも、本当に嬉しい!ありがとうございます!
 
長柴 この9マスは、中心をアケミさん個人とした場合、それに関連する事柄を書き出しています。 中央9マスからまた9マスに分けます。 やりたいこととやることなどを「見える化」したものです。
 
さすが長柴さん。わたしのことを良くわかっている!
というか、本人よりも、わたしのことを理解しているかも知れない(笑)・・・なるほど、いつも、長柴さんから「やることが多過ぎる」と指摘されていたけれど、こうやって見ると、クラクラするくらい多いねぇ(苦笑)
 
長柴 数が多いな〜とわかれば削除も必要だよね。「見える化」することは大事なんです。
 
うんうん。でも、この9マスから、どうやって、スケジュールに落とし込むのかがわからないな。
何をすれば良いのかしら?
 
長柴 9マスをつくることで、やることがわかってきら。 それを大雑把でいいから「いつやるのか」決めるんです。そこからさらに具体的にTODOを入れていきます。

でも、プランをたてる前に、「自分が何にどのくらいの時間をかけているのか?」の行動メモを取ってほしいんです。
 
え?行動メモ?
 
長柴 はい、コピー用紙でも広告の裏でもなんでもいいから、紙に、例えば、「8:00〜8:04 トイレ掃除、9:00〜9:05 朝礼、9:05〜10:45ページ制作」と記録を付けるんです。2週間くらい記録を付けることで、この作業にどのくらいの時間が掛かるかを把握できるようになるんです。
 
なるほどね。自分で何にどのくらいの時間がかかるかをわかっていないと、プランは立てられないものね。

わたしもイベント・スケジュールをたてることはするんだけど・・・(そういいながら、年間のイベント・スケジュール)を見てもらいました。
 
 
これをもとに、1か月前に立案とか、マンスリーに記入しているんですが・・・。
 
長柴 イベント年間スケジュールは「その日」にしか過ぎず、実際に作業時間を要する項目がないね。
   
作業時間を要する項目?・・・あぁ、確かに・・・。
 
長柴 イベントを実施するためには準備時間が必要です。準備時間を考えずに予定だけ埋めると「時間がない」など、深夜に仕事をしたり、キャンセルになってしまったりします。
   
うんうん。
   
長柴 順番で言うと、9マス→年間計画。9マスは未来プランニングにつながっています。
実は、年間計画も勝手に想像して作ってきましたよ。
   
えーーーー?本当にーーー?!
 
 
長柴 試しに、父の日を例にとったものを作ってみたんだけど。

最初の9マスシートに書き出したように、例えば、「父の日イベント」を実施するためには、父の日イベントの1か月前には準備をしておくべきです。準備は単に「ページ制作」ではなく、ランディングページをつくったり、バナーをつくる必要があるかも知れない。それぞれTODOになり、時間を確保すべきです。

更に言えば、2か月〜3か月前から、どのようなイベントにするのか?イベントの内容や掲載する商品を決めるべきです。作業時間だけでなく、イベント立案会議など、「準備の時間」もスケジュールに入れる必要がある。

これだけでも1ヶ月前の立案では間に合わないことがわかるよね。
 
うわ〜。こんな風に前もって準備をしていたら、イベント時に売れ筋商品が欠品なんて事態も避けられそうですね(苦笑)
 
長柴 そうですね。それぞれに要する自分の行動に合わせて、まず月単位でスケジュールを決める。
月単位のスケジュールができたら、もっとかみ砕いて各月ごとでそれぞれの準備日を決める。
さらに「今日のTODO」を書き出し、こなす。ということになります。
 
なるほど〜。行動の把握、年間スケジュール、月間スケジュール、そして、今日ですね。
作っていただいた9マスをもとに、ここは一度、スケジュールのための時間を取って、しっかりスケジュールをたてたいと思います。(笑)
 
長柴 そうですね、スケジュールをたてる時間も確保しないと(笑)
全て24時間365日に入ります。
あけみさんの体は1つです!仕事とプライベートも同時進行は出来ない!ですからね。
 
わたしの体は1つ。同時進行はできない!!確かに、確かに。

ところで、長柴さんはCカンパニーのダグラス・システム手帳バイブルスリムをご愛用くださっています。
セミナーや講演など、お忙しいと思うのですが、手帳としては薄めのスリムタイプのシステム手帳で間に合うのですか?
 
 
長柴 私は、まず、必要TODOを書き出し、パソコンで、それぞれを何月にやるのか?を書き出します。
それを見ながら、半年スケジュールを別紙で作成し、それを手帳に鉛筆で下書きします。講演会の会場が取れれば本決まりです。

こうして年間スケジュールが決まって行きます。それに伴って「宿予約」「チケット予約」「資料作成」「資料発送」などの準備日も入ります。私は、準備時間も入れて受け入れることができる依頼だけを引き受けています。

システム手帳には、その日にやるTODOを書いておけば、スケジュールは把握できます。
 
なるほど!リフィルは、どんなタイプを使っているのですか?
 
長柴 月間と見開き2週間のセットです。
それぞれのスケジュールをシステム手帳に記入することで、外出先でもどこでも、自分のスケジュールを把握しながら対応することができるので、システム手帳は必須なんですよ。
   
出先でもどこでも確認できるのは良いですよね。
自分で立てたスケジュール以外の講演とかの依頼が来たときにはどうしているのですか?
   
長柴 はい。スケジュールは自分との約束の時間です。わたしがスケジュールをたてる時には、余裕の時間もスケジュールに入れています。わたしの場合は、一か月前には、スケジュールはいっぱいになります。なので、スケジュールは100%にしないで、余裕の時間を入れることも必要です。
そうでないと、誰かから何かを頼まれたとたんスケジュールがガタガタになってしてしまうので・・・。

よく「スキ間時間をうまくし利用したい」っていう人がいるけれど、そもそも全部の行動時間がわからなかったらどうするの?って話です。今日のスケジュールでひとつに3時間かかる仕事を3本をかかえるとしますよね。

3時間・3時間・3時間、これだけで9時間の予定です。すでに2時間残業確定ですよね。そこに上司がぽいっとやってきて「これやってくれ」って言われて、「はい」って受付けてしまいます。また先輩から「これやって」って言われて「はい」って受付ける。飛び込んできた仕事は今までの経験から3時間かかるものだったら、ただでさえ2時間オーバーなのに、5時間オーバーになってしまう。

これでは、自分の予定は終わらないし、残業で眠くて、翌日は疲れている。それは当たり前でしょ。と。
   
はい。上司、電話、メールなど、予定外のことを頼まれるケースは頻繁にありますね。
   
長柴 その時に、必ず聞いてほしいのが「締切りいつですか?」なのよね。

頼む方もつい「まだ出来ないのかな?」って思ってしまうものなんだけれど、「いつまでですか?」と聞かれることで「あ、1週間以内にできればいいんだな」って気づくこともあります。もし、1週間以内でいいのなら、何も今日残業してやる必要はなくなりますよね。

でも、もし「時間がないんだよ。今日中に」ってなったら、これは入れてあげましょう。その代り、自分で予定していたことのなかに今日じゃなくて明日以降にできることがあるなら、それはもう別の日に移動しましょう。となると、一日何をするかもわかってくるし調節できるよね。

スケジュールをたてる時は8割まで。余裕の時間を入れること。
   
突然の依頼が来たら「期限を聞く」大事ですよね。最近ではなくなりましたが、以前は、期限を聞かずに、急ぎの案件だと思って対応してしまって、実際はそれほど急ぎの案件ではなかったということが結構ありました。(笑) スケジュールをたてるときも「余裕の時間を入れる」肝に銘じます!
   
長柴 特に、社長や上司からの依頼は急ぎだと思い込む人が多いです。
身体も時間も限界があるし、仕事をしていれば、新しい依頼が入るのは当然だから、スケジュールは余裕の時間を入れてくださいね。

まぁ、とにかく、アケミさんはやることが多すぎるから、少しやることを減らして、身体を大事にしてくださいね。
   
ありがとうございます。9マスを見ただけで、ちょっとクラクラしておりますが(笑)まずは年間スケジュールから立ててみようと思います。本日は、本当にありがとうございまいました。
 
一般社団法人防災備蓄収納プランナー協会 代表理事 長柴美恵
インタビュー:ワタナベアケミ(Cカンパニー デザイナー)
 
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